Een ontspannen vakantie begint met een goede voorbereiding. Schrijf daarom een goede “ik ben er even niet…” zodat je mailbox niet overvol raakt en dat je klanten en collega’s op de hoogte zijn van je afwezigheid èn weten bij wie ze terecht kunnen. Lees verder onder de afbeelding. ⤵
𝗔𝗹𝗹𝗲𝗿𝗲𝗲𝗿𝘀𝘁, 𝘀𝘁𝗲𝗹 𝗷𝗲 𝗮𝗳𝘄𝗲𝘇𝗶𝗴𝗵𝗲𝗶𝗱𝘀𝗽𝗲𝗿𝗶𝗼𝗱𝗲 𝗶𝗲𝘁𝘀 𝗹𝗮𝗻𝗴𝗲𝗿 𝗶𝗻
Laat je automatische antwoord iets langer doorlopen als je terug bent van vakantie. Dan heb je een dag om rustig alle mailtjes te verwerken zonder dat mensen al direct gaan bellen.
𝗚𝗲𝗲𝗳 𝗱𝘂𝗶𝗱𝗲𝗹𝗶𝗷𝗸𝗵𝗲𝗶𝗱 𝗶𝗻 𝗷𝗲 𝗯𝗲𝗿𝗶𝗰𝗵𝘁
Zorg dat de lezer écht verder wordt geholpen en vertel duidelijk bij wie hij terecht kan tijdens jouw afwezigheid. Benoem dan de voor- en achternaam en de belangrijkste contactinformatie als telefoonnummer en/of mailadres. Geen vervanger? Zet dan helder in het automatische antwoord wanneer je op iemands mail terugkomt. Dus niet: ‘Ik zal mijn mail af en toe lezen’, maar:
‘Op 19 augustus ben ik weer aan het werk en kom ik op je bericht terug’.
𝗭𝗼𝗿𝗴 𝘃𝗼𝗼𝗿 𝗲𝗲𝗻 𝗽𝗼𝘀𝗶𝘁𝗶𝗲𝘃𝗲 𝗯𝗼𝗼𝗱𝘀𝗰𝗵𝗮𝗽
Zorg voor een positief geformuleerde out-of-office. Vermijd het woord ‘niet’ en zinnen als: ik ben momenteel niet aanwezig, ik kan je mail nu niet beantwoorden of (tenenkrommend:) deze mail wordt niet eerder gelezen dan [datum]. Vertel wat er wel mogelijk is aan je klanten en collega’s en hoe je tijdens je vakantie te werk gaat.
𝗩𝗢𝗢𝗥𝗕𝗘𝗘𝗟𝗗 𝗢𝗨𝗧-𝗢𝗙-𝗢𝗙𝗙𝗜𝗖𝗘𝗠𝗔𝗜𝗟
Beste klant of collega,
Bedankt voor uw mail.
Tot en met [datum] ben ik aan het genieten van mijn zomervakantie.
Tot die tijd kunt u terecht bij mijn collega [voor-achternaam collega]. U kunt [voornaam collega] bereiken via (telefoonnummer) of (mailadres).
Indien uw mail tot na [einddatum] kan wachten, beantwoord ik zelf uw mail graag of neem ik persoonlijk contact met u op.
Met vriendelijke groet,